ChatGPTは「ビジネスマンの影武者」
「毎日のメール返信、めんどくさい…。」
「議事録をまとめる時間がない！」
「資料作りがいつもギリギリ…。」
小さな業務が重なって時間があっという間に過ぎていくことありますよね。
そんなあなたにこそ試してほしいのが、**ChatGPTによる“ビジネス業務の時短術”**です！
実は、ChatGPTは「会社員の地味にしんどい業務」をこっそり肩代わりしてくれる、影の功労者。
しかも、無料で使えるのが強い。
この記事では、ChatGPTで実現できるビジネス業務の時短術7つを、具体例付きで紹介します。
記事の最後にはホシノ(筆者)が実際にChatGPTを使った例を紹介してるから見てみてね！
※この記事は「ChatGPTをつかった業務効率化」の詳細編です。
まずは全体像を知りたい方はこちらの記事をどうぞ👇
ChatGPTの使い方と活用事例まとめ｜初心者でもすぐできる7つの実践法
ChatGPTがビジネスで使える理由
- 敬語や文章マナーも自然で丁寧
- 作業の型（テンプレ）に強く、量産が得意
- 自分の仕事に合った「カスタム」が可能
「人に聞くのが恥ずかしい…」というような内容も、ChatGPTなら気楽に聞けます。
活用法①：メール文の作成・改善【秒速で“できる人”メールに】
まずはコレ。
ChatGPTが最も得意なジャンル＝文章作成です。
とくに「社内メール」や「お客様への返信文」って、
テンプレあるようで、ない。カチコチにもなりたくない。
そんなときは──ChatGPT。
✍ プロンプト例
A先生
お世話になっておりますYです。
先日はお食事をごちそうになりありがとうございました。
前回のゼミの内容を踏まえ、研究計画を改変しましたので添削をお願いいたします。
これを丁寧な文にしてください。
出力結果は…
A先生
お世話になっております。○○ゼミのYです。
先日はお忙しい中、お食事の機会をいただき誠にありがとうございました。大変貴重なお話を伺うことができ、改めて感謝申し上げます。
さて、前回のゼミでのご助言を踏まえ、研究計画を一部改変いたしました。お手すきの際にご確認いただき、添削いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
同じ内容でも信頼されるメールは後者の方だね！
活用法②：議事録の要約・構成【グチャグチャメモが質の高い要約に】
会議の議事録、めんどいですよね。
全部文字に起こすと多すぎるし、まとめると「抜けてる」と言われる。
ChatGPTなら、要点をわかりやすく「箇条書き」や「見出し付き」で整えてくれます。
✍ プロンプト例
以下のメモを、議事録のように整理してまとめてください（箇条書きで）
（メモ内容を貼る）💡さらに、録音文字起こしツールを使えば、キーボードで入力する時間も省けます。
※実行例と実行結果は最後に記載しました！
活用法③：企画書・提案書のたたき台を作成【白紙の恐怖とオサラバ】
「企画書書かなきゃ…でも何書けばいいんだっけ？」
そんなときは、ChatGPTに**“たたき台”**をお願いしてしまいましょう。
✍ プロンプト例
新入社員向けの「業務効率化ツール紹介セミナー」の企画書を作ってください（A4 1枚分）実行結果は…
新入社員向け 業務効率化ツール紹介セミナー 企画書
■ 目的
新入社員が入社後すぐに業務効率の高い働き方を実現できるよう、現場で活用されている業務効率化ツールの基礎知識と使い方を習得する機会を提供する。
■ 背景
近年、企業における業務のデジタル化が進み、ExcelやWordなどの基本ソフトに加え、タスク管理・コミュニケーション・自動化ツールの活用が不可欠となっている。新入社員が早期にこれらを理解・活用できることは、配属後の即戦力化や生産性向上に直結する。
■ 対象
2025年度新入社員（全職種対象）
※PC操作の基本スキルは習得済みの前提
■ 実施概要
日程：2025年4月●日（火） 10:00～12:00
場所：本社会議室（第2研修室）／オンライン併用（Zoom）
形式：ハンズオン形式（実際にツールを触りながら進行）
講師：社内ICT推進担当 ＋ 外部講師（業務改善コンサルタント）
参加人数：30名程度
■ セミナー内容（予定）
時間 内容
10:00～10:15 オープニング・本セミナーの目的共有
10:15～10:35 【基礎】新入社員がよく使う業務効率化ツール一覧と目的別活用法
10:35～11:10 【実践①】ChatGPTを使ったメール作成・資料要約の自動化体験
11:10～11:30 【実践②】Googleスプレッドシート × タスク管理（Notion / Trello等）
11:30～11:50 【応用】「AI × 業務改善」の事例紹介と現場での活かし方
11:50～12:00 質疑応答・アンケート記入
■ 使用ツール（一部）
ChatGPT（OpenAI）
Notion（ナレッジ・タスク管理）
Googleスプレッドシート（共同編集・集計）
Trello / Slack / Canva（用途紹介のみ）
■ 想定成果
自分に合った業務効率化ツールを知り、使い始められる
AIツールへの抵抗感がなくなり、積極的に試そうという意識を持てる
所属部署で即実践できるノウハウを習得
■ 今後の展開
6月：中堅社員向け「業務改善事例共有会」
10月：全社対象「AIツール導入成果発表会」へ発展予定
ある程度の質があるたたき台ができたね！時間や場所も指定できるよ！
活用法④：リサーチ・情報収集【Google検索より早い】
「○○について調べたい」
「でも情報が多すぎて整理できない…」
そんなときは、ChatGPTで「整理された答え」を引き出すのが◎。
✍ プロンプト例
「タイムマネジメント」について、人気のツールと特徴を3つずつまとめてください実行結果は…
1. Notion（ノーション）
特徴：
オールインワン型：タスク管理、スケジュール、メモ、データベースを一括で扱える
柔軟なカスタマイズ性：自分好みにページやテンプレートを設計可能
共有・コラボ機能：チームでの作業やプロジェクトにも最適
2. Google カレンダー
特徴：
スケジュールの可視化：時間帯ごとの予定をカレンダー形式で直感的に管理
リマインダー機能：通知を設定して予定の抜け漏れを防止
他ツールとの連携：ZoomやSlackなどの外部アプリと連携が可能
3. Trello（トレロ）
特徴：
カード式タスク管理：視覚的にタスクを管理できる「カンバン方式」
進捗管理が簡単：ToDo・進行中・完了などの列を自由に設計可能
チーム共有に強い：複数人でのプロジェクト管理がスムーズ
URLを指定すれば情報源も提示してくれるよ！
活用法⑤：マニュアル・手順書の作成【新人研修もラクになる】
「後輩に引き継ぐためのマニュアルを作って」と言われたら…
ChatGPTの出番です。
✍ プロンプト例
社内ツールの「名刺発注システム」の操作マニュアルを新人向けに作ってください実行結果は…
新人向け｜名刺発注システム 操作マニュアル
このマニュアルの目的
名刺が必要になった際に、社内の「名刺発注システム」を使って正しく申請・発注する方法をわかりやすく解説します。
使用環境
システム名：名刺発注システム（社内ポータル内にリンクあり）
推奨ブラウザ：Google Chrome / Microsoft Edge
名刺発注の流れ（全体像）
①ログイン
②名刺情報の入力
③デザインプレビュー確認
④上長承認申請
➄発注確定
① ログイン手順
社内ポータルを開く
「名刺発注システム」のアイコンをクリック
社用アカウントでログイン（ID・パスワードは共通の社内認証）
② 名刺情報の入力
「新規発注」をクリック
以下の項目を入力します：
項目 入力内容
氏名 漢字・フリガナで正確に記入
所属部署 正式名称で入力
役職 必要に応じて入力
電話番号 内線・直通の順に記載
メールアドレス 社用アドレスを入力
入力ミスがないよう、名刺と画面の内容をよく見比べてください。
③ デザインプレビュー確認
入力完了後、「プレビュー表示」ボタンをクリック
表示された名刺の内容に誤りがないか確認します
必要があれば「修正する」ボタンで再編集できます
④ 上長承認の申請
プレビューに問題がなければ「申請」ボタンをクリック
所属部署の上長に通知が送られます
承認後、発注が自動で進行されます
⑤ 発注確定・納品について
承認完了後、1週間程度で名刺が納品されます
届き次第、総務課より連絡があります
注意点
急ぎの場合は、上長への口頭連絡も忘れずに
1人で複数の名刺デザインが必要な場合は、別途申請が必要です（総務課まで）
不明点は総務課 または OJT担当者までご相談ください
問い合わせ先
システム不具合：情シス（内線：1234）
名刺内容・納期：総務課（内線：5678）
ChatGPTなら「やさしく」「順序立てて」「マジメすぎず」書いてくれるよ！
あとで自分で手を入れれば、納得のマニュアルに！
活用法⑥：顧客対応・返信テンプレートの作成
クレーム、問い合わせ、要望…。
テンプレがあるとはいえ、毎回書くのは地味に大変。
ChatGPTに「テンプレ＆やさしさのある言葉遣い」を頼んでみましょう。
✍ プロンプト例
「納期が遅れていることへのお詫びメール」を丁寧に作ってください実行結果は…
件名：納期遅延のお詫びと今後の対応について
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
このたびは、〇月〇日納品予定の〇〇につきまして、納期が遅れておりますこと、心よりお詫び申し上げます。
現在、〇〇の工程において想定以上の時間を要しており、当初の予定よりも納品が遅れてしまっております。
ご多忙の折、ご迷惑をおかけしますことを、重ねて深くお詫び申し上げます。
現時点での納品見込みは【〇月〇日（〇）】でございます。
進捗状況につきましては随時ご報告差し上げ、納品まで責任を持って対応いたします。
今後はこのようなことのないよう、業務フローの見直しと再発防止に努めてまいります。
何卒ご容赦いただきますとともに、引き続きご指導・ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇（氏名）
TEL：XXX-XXXX-XXXX
Email：xxxx@xxx.co.jp
失礼のない文面を出してくれて、相手の気を損ねない内容を書いてくれるのがありがたいね！
活用法⑦：タスクの整理・ToDo化【あなたの脳の外部記憶になる】
やることが多すぎて頭がパンクしそう。
そんなときは、ChatGPTに「タスク整理」をお願いしてみてください。
✍ プロンプト例
「月末の営業会議準備」のToDoリストを作ってください（抜け漏れがないように）実行結果は…
月末営業会議準備 ToDoリスト（完全版）
🔹1週間前までにやること（事前準備）
会議日程・時間・場所の確定（オンラインか対面かも確認）
会議室の予約 or Zoom/Teams等の会議リンク発行
参加者のリストアップ・招集（営業部門＋関係部署）
アジェンダ（議題）の作成・上長確認
前月会議の議事録の確認（宿題事項・未解決事項の整理）
各担当者へ資料提出依頼（例：売上実績、案件進捗、課題報告など）
会議用テンプレートの用意（報告フォーマット、KPIグラフ など）
🔹3日前までにやること（資料作成・取りまとめ）
売上・目標進捗データの集計（Excel or BIツール）
案件状況・失注理由などの報告内容取りまとめ
各支店・チームの状況（数字＋定性的な振り返り）
KPI・グラフなどの可視化（表・チャート作成）
会議資料の初稿作成
上司または部門長による資料チェック
🔹前日までにやること（最終確認）
修正反映済みの最終版資料の作成（PDF変換も）
配布資料の印刷 or 共有フォルダにアップロード
会議資料の配信（参加者全員に送付）
プロジェクター・ネット回線など機材チェック（対面時）
当日ファシリテーターやタイムキーパーの確認
🔹当日（実施時）
会議室またはオンライン環境のセッティング
出席確認
アジェンダに沿った進行（時間配分に注意）
議事録の記録（重要決定・課題・宿題の記録）
終了後、議事録作成開始
🔹会議後（フォローアップ）
議事録の作成と社内共有（できれば当日中）
決定事項・宿題・次回までのアクションリストの整理
次回会議日程の調整（繰り返し設定も検討）
フィードバックの回収（必要に応じて）
ChatGPTは作成したToDoリストをスプレッドシートやExcelに張り付けることもできるよ！
まとめ：ChatGPTは“誰にもバレない社内秘書”
ビジネスの現場で、ChatGPTは「ただのAI」ではありません。
“あなたの影武者”として、文章、資料、整理、提案、全部こなしてくれる存在。
しかも、無料で、疲れ知らずで、24時間働いてくれる。
これを使わない理由が、もはやありません。
▼ 関連記事
👉 ブログに活かす方法はこちら【プロンプト付きの実践ガイド】
【体験】ChatGPTを使った業務効率化の例
ここまで記事を読んでいただきありがとうございます！
僕の記事を通して皆様にもぜひ、AIを有効に活用し業務を効率化することで、仕事のスキルを学ぶ時間や愛する家族と過ごす時間、あるいは自己投資の時間が増えればいいなと思っています！
ここでは、記事で説明した７つの事例のうちの1つを実践してみたいと思います！
【実践】文献の要約
今回僕が実践するのは…「文献の要約」です。
かつて僕は大学院に通い、教育心理学を専攻していました。
その際、子どもの成績を上げる可能性のある指導法をクラスAに行い、指導法を用いなかったクラスBと比較して成績が上がったかを統計的に調べるということをしていました。(論文も出しています📃)
実験では成果を挙げなくてはならないので、様々な文献や論文をあたります。自分が欲しい文献を探すためにChatGPTの要約を活用していました💻
この文献を要約してください。
(育成すべき資質能力を踏まえた教育目標・内容と評価の在り方，文部科学省 を添付)
実行結果
要約：育成すべき資質・能力と教育の在り方
1. 教育課程の見直しの必要性
- 社会の変化（グローバル化・情報化・不確実性）に対応するため、教育内容の更新が必要。
- 「何を知っているか」よりも「何ができるか」を重視する教育へ転換。
2. 育成すべき資質・能力の構造
- 教育基本法などを基に「人格の完成」や「社会形成者としての資質」が基本。
- 具体的には以下のような力を育成することが求められる：
- 思考力・判断力・表現力
- 学びに向かう力（意欲・主体性）
- 情報活用能力
- コミュニケーション力・協働性
- 課題解決力・創造性
- 倫理観・公共心・国際理解
- 自己管理能力・キャリア意識
- 持続可能な社会への貢献意識
3. 教育目標・内容・評価の一体的な設計
- 育成すべき資質・能力に基づき、教育目標・内容・評価を明確にリンクさせる必要。
- 学習指導要領においても、「資質・能力ベースのカリキュラム」への転換を求めている。
4. 諸外国の動向
- OECDの「キー・コンピテンシー」や21世紀型スキルを参考に、多くの国が「汎用的能力」を重視。
- 教科横断的な能力や態度の育成、実生活との関連を意識した教育へ。
5. 今後の課題
子どもの発達段階に応じた資質・能力の具体化
学習評価の在り方（思考過程やパフォーマンスの評価）
教員への支援・環境整備（カリキュラムマネジメント）
文献をすべて読まなくとも内容がわかるので、欲しい文献をすぐに見つけることができました！
全部で1分もかからない作業なので、ここまで読んでくれた皆様もぜひ使ってみてくださいね！
研修や会議の資料の概要をざっくり把握したいときに便利だね！
コメント